Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire dans le domaine du BtoG (business to government). Celui-ci est une forme de commerce entre une entité du secteur public et une entreprise. Lorsque les collectivités territoriales et l’État sont leurs clients, les entreprises émettent désormais des factures par voie dématérialisée.
D’ici 2026, la facture électronique s’étendra dans les échanges entre les entreprises de la sphère privée. Elle sera soumise à l’e-reporting, c’est-à-dire la transmission d’informations à l’administration fiscale.
Pourquoi adopter la facturation électronique ? Nous vous expliquons comment cela fonctionne :
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique a un processus de création, d’envoi, de réception et d’archivage dématérialisé de bout en bout. Elle revêt un format structuré ou standard, pour satisfaire aux conditions de la DGFiP et faciliter l’extraction des informations. Elle peut aussi être établie sous un format hybride ou mixte (le standard franco-allemand Factur-X, par exemple). À l’instar du modèle papier classique, elle contient toutes les mentions obligatoires nécessaires. Elle se conserve pendant 6 ans, comme l’exige le droit fiscal.
À titre d’information, elle est encore appelée e-invoicing ou e-facture.
Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture dématérialisée ?
La facture dématérialisée est envoyée au client par mail, sous forme de document scanné ou de ficher PDF. Dans ce cas, le traitement se fait manuellement.
De son côté, l’e-facture est adressée via un logiciel ou une application de facturation électronique. Elle est réceptionnée par l’administration fiscale et le système de traitement du client. Elle existe sous différents formats, dont EDIFACT, SAP iDoc, Chorus Pro, PEPPOL …
Le calendrier de la facturation électronique des entreprises
Le calendrier de la facture électronique obligatoire est le suivant :
- pour les grandes entreprises : à partir du 01-07-2024 ;
- pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire) : à partir du 01-07-2025 ;
- pour les TPE (très petites entreprises) et les PME (petites et moyennes entreprises) : à partir du 01-07-2026.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
L’article 26 de la loi de finances rectificative N°2022-1157 est entré en vigueur le 16 août 2022. Il a prévu l’obligation de facturation dématérialisée pour les transactions des entreprises établies dans l’Hexagone et assujetties à la TVA. Seuls les échanges domestiques d’achat / vente de prestations de services / produits sont concernés. Autrement dit, ils doivent avoir été effectués sur le territoire français.
Les transactions sectorielles sont exclues de la réforme :
- les opérations financières et bancaires, de réassurance et d’assurance ;
- les prestations dans les secteurs de la formation, de l’immobilier, de l’enseignement et de la santé ;
- les transactions réalisées par les organismes sans but lucratif.
L’ordonnance ne s’applique pas aussi sur les opérations avec les particuliers (B2C) et les échanges intracommunautaires ou internationaux. Mais ces derniers sont soumis à la transmission de données à l’administration fiscale.
La création d’une facture électronique
L’e-facture n’est valable que si sa lisibilité, l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu sont garanties. Cela consiste à identifier clairement l’émetteur et veiller à ce que les données soient non modifiables. Pour ce faire, les entreprises doivent respecter l’un de ces protocoles : la signature électronique, l’EDI fiscal ou la piste d’audit fiable. Afin d’éviter les erreurs, il leur est conseillé d’utiliser une application de dématérialisation déjà conforme à l’ordonnance.
Les deux acteurs (clients et vendeurs) choisissent les formalités d’édition, d’envoi et de réception de la facturation électronique. Pour l’uniformisation des processus, ils conviennent d’un protocole d’échange avec leurs partenaires et fournisseurs commerciaux.
Les entreprises n’ont plus le droit de transmettre des factures par courriel à leurs clients. Deux solutions sont disponibles :
- via la plateforme Chorus Pro : il s’agit du portail public de facturation ;
- depuis une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire), à condition qu’elle dispose d’une immatriculation de l’administration fiscale.
Quelle que soit l’option retenue, les factures sont transmises à l’administration fiscale et aux destinataires. Bien évidemment, il est possible de refuser leur réception (litige, erreur …).
Pourquoi intégrer la facturation électronique dans les processus des entreprises ?
Les pouvoirs publics de France ont étendu la facturation électronique aux entreprises privées pour quatre raisons :
- la simplification et l’amélioration de la collecte des données des entreprises. Cela favorise un pilotage optimal de la politique économique ;
- la simplification des obligations déclaratives ;
- la lutte contre les fraudes ;
- le renforcement de la compétitivité des entreprises : productivité décuplée, allègement des charges administratives, réduction des délais de paiement …
Les factures électroniques présentent des avantages considérables :
- la rentabilité : plus besoin d’acheter du papier, envoi gratuit …
- la rapidité : moins de tâches à effectuer, délais de paiement et de réception réduits …
- l’efficacité : moins d’erreurs de saisie ;
- la sécurité : transparence du suivi de transmission ;
- l’optimisation des processus de recouvrement ;
- le gain de productivité.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture électronique ?
Forme, Contenu … L’édition d’une facture électronique ne s’improvise pas. Ce document ayant une valeur fiscale et comptable évidente, rien d’étonnant à ce que la réglementation l’encadre. Certaines mentions ont été rendues obligatoires par le code de commerce et le code général des impôts :
- la date d’émission et le numéro de la facture ;
- l’identité du fournisseur ou de l’émetteur (siège social ou nom et prénom, numéro RCS, Siret ou Siren, code NAF …) ;
- les informations du client ou du destinataire ;
- le montant et l’identification de la TVA ;
- la date de l’opération commerciale (prestation de service ou vente) ;
- les informations sur les services / produits vendus (prix unitaires, remises consenties, références et marques …) ;
- les montants HT et TTC ;
- le délai ou la date de paiement.
Quelles sanctions en cas de non-conformité à l’obligation ?
La « facture électronique » est un outil d’amélioration de la gestion des entreprises. Elle modernise et sécurise leurs systèmes de facturation.
Pour ne pas être prises au dépourvu, les entreprises ont intérêt à se préparer dans les meilleurs délais. À ce jour, les textes prévoient les sanctions suivantes :
- pour l’émission de factures dans un format autre qu’électronique: une amende de 15 euros par facture, avec un plafond fixé à 15 000 euros par an ;
- pour la non-conformité à l’obligation d’e-reporting :une amende de 250 euros, avec un plafond annuel de 15 000 euros.
Si elles omettent des mentions obligatoires ou ne respectent pas la LME, les entreprises seront sanctionnées. L’administration fiscale se penchera aussi davantage sur leurs situations.
Comment s’utilisent les factures électroniques ?
Les factures électroniques s’utilisent de la même façon que celles sur papier. Elles servent de :
- pièces justificatives pour exiger les paiements de la part des clients ;
- preuves en cas d’éventuels litiges.
La signature d’une facture électronique
Tout comme les autres procédures, la signature a également été dématérialisée. Il n’est donc plus nécessaire d’imprimer la facture avant de la signer.
La signature électronique atteste de l’authenticité de l’émetteur et de l’intégrité du contenu de la facture. Elle compte parmi les protocoles autorisés par l’administration fiscale pour la création d’une e-facture. Pour être valide, elle doit avoir été délivrée par une autorité de certification.